Codice Etico Certification

1. Introduzione

Inveo Srl (di seguito denominata “Organismo”) è un Organismo di Certificazione che, su base volontaria, consente ai propri clienti di eseguire una corretta valutazione dei rischi associati alla gestione dei dati personali delle persone fisiche oggetto di trattamento e delle banche dati, per tutte le tipologie di aziende e, in particolare, anche in ambito farmaceutico e sanitario in merito all’esatta gestione dei loro archivi in osservanza alle norme cogenti, con particolare riferimento alla pubblicità dei medicinali (DIR 2001/83/CE) e al trattamento dei dati personali e la libera circolazione dei dati (Regolamento (UE) 2016/679).

Il nostro obiettivo è infondere in tutte le parti interessate il giusto grado di fiducia circa la protezione ed affidabilità dei dati gestiti in funzione delle specialità settoriali; garantire cioè che i dati utilizzati per le specifiche finalità di trattamento rispettino le quantità e la qualità necessaria al perseguimento dell’obiettivo minimo e che non vadano oltre il minimo necessario

Inveo è un ente terzo imparziale competente e professionale, in grado di rilasciare le seguenti dichiarazioni di conformità:

• Procedura ISDP© International Scheme of Data Protection: rappresenta l’insieme delle regole di controllo per la verifica della corretta applicazione degli obblighi normativi previsti per i soggetti che trattano dati personali secondo quanto disposto dalle norme vigenti. Tale schema copre tutte e tipologie di organizzazioni e specifica i requisiti per la gestione in correttezza, sicurezza e conformità dei dati personali delle persone fisiche trattati. Fornisce inoltre i principi e le linee di controllo generali sulla corretta gestione dei rischi aventi probabilità e gravita’ diverse.
• Procedura SGCMF© Disciplinare per la valutazione della Conformità degli archivi degli operatori sanitari abilitati alla prescrizione e alla dispensazione dei medicinali: è indirizzato a tutte le organizzazioni farmaceutiche che effettuino “pubblicità di medicinali” e che, in relazione ai D.Lgs 219/06 e Regolamento (UE) 2016/679 a tutte quelle organizzazioni che hanno necessità di avere regole chiare e definite al fine di mettere in sicurezza i processi interni per una corretta gestione dei dati degli archivi degli operatori sanitari abilitati alla prescrizione e alla dispensazione dei medicinali

Le nostre attività generano valore aggiunto per il Cliente poiché rappresentano un supporto strategico nella gestione del rischio, nel controllo della filiera e nel miglioramento delle performance con elevati Ritorni Economici.
In tutte le nostre attività sono state applicate le regole previste dalla normativa UNI EN ISO/IEC 17065 ovvero “Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione”.

2. Mission

La nostra mission è quella di contribuire a creare la cultura del rispetto delle regole nella gestione dei dati personali e di divenire il punto di riferimento per le aziende che vogliano operare in piena conformità alle norme cogenti in Italia e all’Estero.

Inveo si impegna a svolgere la propria attività sulla base dei quattro principi etici e fondamentali di:

1. imparzialità: pressioni commerciali economico finanziarie o di altro tipo non compromettano l’imparzialità. L’OdC identifica con continuità i rischi per l’imparzialità. (§ 4.2.3) rappresentando le parti interessate all'interno dell'organismo
2. indipendenza: auditor e comitati preposti al rilascio delle certificazioni/rapporto garantiscano l'assenza di conflitti di interesse con la società da certificare
3. correttezza: garantire che le attività di soggetti giuridici separati con il quale INVEO ha relazioni, non compromette l’imparzialità delle proprie attività (§4.2.7)
4. competenza: attestazione di competenza culturale, tecnica e professionale del personale addetto alle attività

3. Che cosa è il Codice Etico

Il Codice Etico è la carta fondamentale dei diritti e doveri morali che definisce la responsabilità etico – sociale che l’Organismo e il proprio personale assumono sia verso l’Organismo stesso sia verso terzi.
Esso costituisce un mezzo efficace per prevenire comportamenti irresponsabili o eventualmente illeciti da parte di coloro che operano in nome e per conto dell’Organismo perché introduce una definizione chiara ed esplicita delle responsabilità di ciascun operatore verso coloro che sono coinvolti direttamente o indirettamente nell’attività dell’organismo e cioè clienti, fornitori, soci, dipendenti, collaboratori, istituzioni pubbliche e chiunque altro sia interessato dall’attività dell’Organismo.
I suoi destinatari sono chiamati al rigoroso ed integrale rispetto dei valori e principi in esso contenuti e sono tenuti a tutelare e preservare, attraverso i propri comportamenti, la rispettabilità e l’immagine di Inveo, nonché l’integrità del suo patrimonio economico, sociale ed umano.
Il Codice Etico non sostituisce tuttavia e non prevale sulle leggi vigenti e sul Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro in essere, che conservano la loro espressa e fondamentale efficacia e valenza.
Attraverso il Codice Etico, Inveo intende in particolare:

1. definire ed esplicitare i valori ed i principi etici generali che informano la propria attività aziendale ed i rapporti con clienti, fornitori, soci, dipendenti, collaboratori, amministratori, istituzioni pubbliche ed ogni altro soggetto coinvolto nell’attività dell’azienda;
2. formalizzare l’impegno a comportarsi sulla base dei principi etici della legittimità morale, dell’equità ed eguaglianza, della tutela della persona, della diligenza, della trasparenza, dell’onestà, della riservatezza, dell’imparzialità, della protezione della salute;
3. indicare ai propri dipendenti, collaboratori e amministratori i principi di comportamento, i valori e le responsabilità di cui richiede il puntuale rispetto nel corso dell’erogazione della prestazione lavorativa;
4. definire gli strumenti di attuazione e la metodologia realizzativa.

4. A chi è rivolto il Codice Etico

Le norme del Codice si applicano, senza eccezioni, a tutti gli amministratori e al personale aziendale che abbia rapporti di lavoro con Inveo, in Italia e in tutti gli altri Paesi nei quali l’Organismo opera.
Il termine “personale aziendale” comprende:

• dipendenti
• collaboratori
• consulenti
• valutatori 

di seguito detti congiuntamente i “Destinatari”. Laddove necessario le singole componenti vengono indicate separatamente. I Destinatari delle norme del Codice sono tenuti ad osservare le prescrizioni in esso contenute e ad adeguare i propri comportamenti e le proprie azioni ai principi espressi. Gli amministratori della società debbono ad esso conformarsi, nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti utili ad accrescere nel lungo periodo il valore economico dell’impresa ed il benessere dei propri dipendenti, clienti e fornitori; i responsabili di settore debbono farsi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno, rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo; i dipendenti dell’azienda devono impegnarsi al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti nel territorio nazionale e, in presenza di dubbi e perplessità sulle modalità con cui procedere, dovranno chiedere ai propri superiori di offrire le necessarie direttive ed informative operative. Ciascun destinatario del presente Codice Etico è espressamente tenuto a conoscere il contenuto, a contribuire attivamente alla sua attuazione e a segnalarne eventuali carenze e violazioni.

5. Politiche delle risorse umane e strumentali

Diritti fondamentali
Inveo agisce nella sua attività aziendale rispettando i diritti fondamentali di ogni individuo, tutelandone l’integrità morale e assicurando eguali opportunità.
Al suo interno, Inveo desidera mantenere un ambiente di lavoro sereno, in cui tutti possano lavorare nel rispetto delle leggi, dei principi e dei valori condivisi; in particolare essa non tollera alcuna forma di isolamento, sfruttamento o molestia per qualsiasi causa di discriminazione, per motivi personali o di lavoro. È dunque espressamente vietata ogni tipo di discriminazione basata sulla diversità di razza, lingua, colore, fede e religione, affiliazione politica, nazionalità, etnia, età, sesso e orientamento sessuale, stato coniugale, invalidità e aspetto fisico, condizione economico-sociale; sono vietate altresì concessioni di qualsiasi privilegio legato ai motivi sopra elencati, fatto salvo quanto previsto dalle norme vigenti. Inveo vieta qualsiasi sanzione disciplinare nei confronti di coloro che abbiano legittimamente rifiutato una prestazione di lavoro richiestagli indebitamente da qualsiasi soggetto ad essa legato.

6. Valore delle risorse umane

La Inveo riconosce il valore dei propri collaboratori, il rispetto della loro autonomia e l’importanza della loro partecipazione all’attività di impresa. L’onestà, la lealtà, la capacità, la professionalità, la serietà, la preparazione tecnica, la capacità di operare in una esperienza condivisa e la dedizione del personale rientrano pertanto tra le caratteristiche fondamentali delle risorse umane. Il riconoscimento di aumenti salariali o di altri strumenti d’incentivazione e l’accesso a ruoli ed incarichi superiori (promozioni) sono legati, oltre che alle norme stabilite dalla legge e dal contratto collettivo di lavoro, ai meriti individuali dei dipendenti, tra i quali la capacità di esprimere comportamenti e competenze organizzative improntati ai principi etici di riferimento della Società, indicati dal presente Codice.

7. Politiche di inserimento delle risorse umane

La società, nelle politiche di inserimento professionale, evita ogni discriminazione razziale, di sesso, di nazionalità, di religione, di lingua, sindacale o politica. La valutazione del personale da assumere, dei consulenti e dei valutatori da parte di Inveo, avviene in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati. Per ogni collaboratore è predisposto un contratto scritto redatto in conformità con le leggi vigenti.

8. Sviluppo della professionalità

La gestione del rapporto di lavoro è orientata a favorire la crescita professionale e delle competenze di ciascun dipendente. Nell’evoluzione del rapporto di lavoro la società vuole assicurare le condizioni necessarie affinché le capacità e le conoscenze di ciascuno possano ampliarsi nel rispetto di tali valori, attraverso:

• una politica basata sul riconoscimento dei meriti e delle pari opportunità
• specifici e costanti programmi di formazione.

A tal fine, agli amministratori ed ai responsabili, è chiesta la massima attenzione per la valorizzazione e la crescita della professionalità dei propri collaboratori, creando le condizioni per lo sviluppo delle loro capacità e la realizzazione delle loro potenzialità.

9. Concorrenza

Inveo, consapevole che una libera concorrenza rappresenta un fattore irrinunciabile per la propria crescita tecnica, professionale ed economica, intende sviluppare il valore della concorrenza operando secondo principi di correttezza, leale competizione e trasparenza nei confronti di tutti gli operatori presenti sul mercato.
Non sono pertanto ammessi comportamenti contrari alla correttezza professionale, collusivi, predatori, di abuso di posizione dominante e/o tendenti alla creazione di dipendenza economica così come ogni altra condotta diretta ad alterare la lealtà e l’equilibrio concorrenziale del mercato fondato sul libero incontro tra domanda potenziale ed offerta.
Pertanto Inveo rispetta in ogni paese in cui opera le regole vigenti in materia di libera concorrenza e la normativa anti-trust

10. Ambiente di lavoro e tutela della privacy

La società si impegna a creare un ambiente di lavoro che garantisca condizioni rispettose della dignità personale, senza comportamenti discriminanti di qualsiasi tipo. E’ richiesta la collaborazione di tutti al fine di mantenere un clima di reciproco rispetto delle dignità e della reputazione di ciascuno. Nel rispetto della legislazione vigente, la società è impegnata ad assicurare la tutela della privacy in merito alle informazioni attinenti la sfera privata e le opinioni di ciascuno dei propri dipendenti, dei collaboratori e, più in generale, di quanti interagiscono con essa.

11. Sicurezza e salute

La società applica le norme vigenti in materia di prevenzione e protezione dai rischi, valuta l’efficienza del sistema di prevenzione e tiene costantemente sotto controllo i possibili rischi per la salute e sicurezza del personale.

12. Doveri del personale
Il personale, dipendenti e collaboratori, si impegna a rispettare gli obblighi previsti dal Codice ed attenersi, nell’espletamento dei propri compiti, al rispetto delle leggi, improntando la propria condotta alla integrità, correttezza, fedeltà e buona fede.

13. Beni della società
I dipendenti ed i collaboratori sono tenuti a usare e custodire con cura i beni di cui dispongono per realizzate i propri compiti. Ogni dipendente e collaboratore è direttamente e personalmente responsabile della protezione e dell’utilizzo legittimo dei beni e delle risorse e lui affidate per lo svolgimento delle proprie funzioni; non è ammesso l’uso difforme dei beni e delle risorse di proprietà della società.

14. Utilizzo dei sistemi informatici
Ogni dipendente o collaboratore è responsabile della sicurezza dei sistemi informatici utilizzati ed è soggetto sia alle disposizioni normative in vigore sia alle condizioni dei contratti di licenza. I dipendenti non possono installare sui sistemi aziendali software presi a prestito o non autorizzati, cosi come è proibito fare copie non autorizzate di programmi, concessi su licenza, per uso personale, aziendale o per terzi. I dipendenti sono obbligati ad utilizzare i computer e gli strumenti informatici messi a disposizione dalla Società esclusivamente per fini aziendali; di conseguenza, la Società si riserva il diritto di verificare il corretto utilizzo degli strumenti informatici nel rispetto delle procedure aziendali. Il personale dipendente, inoltre, è tenuto a non inviare messaggi di posta elettronica di contenuto offensivo e ad usare un linguaggio appropriato, evitando espressioni volgari, blasfeme o ingiuriose.

15. Conflitti di interesse
Gli amministratori, i dipendenti ed i collaboratori devono evitare le situazioni ed astenersi dalle attività che possano contrapporre un interesse personale a quelli di Inveo. Per interesse personale si intende quello proprio, di un membro della propria famiglia, di un parente, di un convivente o di un terzo in qualche modo collegato. Al fine di non incorrere in situazioni che creino o possano creare conflitto di interesse, i collaboratori ed i dipendenti devono evitare in particolare di:

• svolgere altre attività di lavoro dipendente, professionale o di impresa che si pongano in concorrenza con la società;
• assumere incarichi di responsabilità, di collaborazione o diversi, presso individui, società o organizzazioni che si pongano in concorrenza con la società;
• stipulare contratti a titolo personale a condizioni di particolare favore o accettare trattamenti preferenziali da aziende o fornitori con cui la società intrattiene rapporti d’affari;
• svolgere attività che contrastino con il corretto adempimento dei propri compiti;
• accettare da soggetti diversi dalla società retribuzioni od altre utilità per prestazioni alle quali è tenuto per lo svolgimento dei propri compiti;
• essere coinvolti in situazioni attraverso le quali possano trarre un vantaggio e/o un profitto indebiti da opportunità conosciute durante e in ragione dello svolgimento della propria attività.

Il soggetto si impegna inoltre, qualora dovesse trovarsi in situazioni effettive o potenziali di conflitto di interessi, a informare tempestivamente la società nella figura dell’Amministratore Unico.

16. Rapporti con i clienti
La società si impegna a garantire standard di qualità, sulla base delle risorse disponibili e degli impegni contrattuali assunti, nella realizzazione dei servizi commissionati da clienti pubblici e privati. A questo proposito si impegna a sviluppare rapporti di informazione e collaborazione costanti ed ad utilizzare gli strumenti del proprio sistema qualità per il monitoraggio e per la rilevazione della soddisfazione. Nella formulazione degli accordi contrattuali con i clienti, occorre garantire che le clausole siano formulate in modo chiaro e comprensibile, assicurando il mantenimento della condizione di pariteticità tra le parti.

17. Rapporti con i fornitori
La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi di qualsiasi tipo deve avvenire nel rispetto dei principi della concorrenza e sulla base di valutazioni obiettive relative alla qualità, all’utilità, al prezzo della fornitura.

Il fornitore sarà selezionato anche in considerazione della capacità di garantire:

• il rispetto del Codice Etico;
• l’attuazione di sistemi di qualità aziendali adeguati, ove previsto;
• la disponibilità di mezzi e strutture organizzative idonei;
• il rispetto della normativa in materia di lavoro, ivi incluso per ciò che attiene il lavoro minorile e delle donne, la salute e la sicurezza dei lavoratori.

18. Rapporti con autorità ed istituzioni pubbliche
Tutti i rapporti intrattenuti con le autorità e con le istituzioni pubbliche, di qualsiasi livello, devono essere intrapresi e gestiti nel rispetto delle leggi e delle norme vigenti e dei principi definiti nel Codice Etico. I rapporti istituzionali sono intrattenuti esclusivamente da responsabili che abbiamo ricevuto esplicito mandato dalla società. La società, i dipendenti, i collaboratori si asterranno dall’accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro, doni, beni e servizi, prestazioni o favori non dovuti in relazione ai rapporti intrattenuti con pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o soggetti privati, per influenzarne le decisioni, ad eccezione di omaggi od atti di cortesia e di ospitalità, di modico valore e nel rispetto delle normali prassi.

19. Rapporti con Associazioni, Organizzazioni sindacali e Partiti politici
Inveo non eroga, né in Italia né all’estero, contributi, diretti o indiretti per il finanziamento di partiti politici, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, né dei loro rappresentanti o candidati.

20. Contributi ad Associazioni benefiche
Inveo può aderire alle richieste di contributi limitatamente alle proposte provenienti da Enti e Associazioni dichiaratamente senza fini di lucro e con regolari Statuti e Atti costitutivi

21. Comunicazione con l’esterno
I rapporti con la stampa, i mezzi di comunicazione e di informazione e , più in generale, gli interlocutori esterni, devono essere tenuti solo da soggetti espressamente a ciò delegati. La comunicazione verso l’esterno deve seguire i principi guida della verità, correttezza e trasparenza e prudenza, favorendo la conoscenza delle politiche aziendali e dei programmi e progetti della società. I responsabili, i dipendenti ed i collaboratori sono tenuti a mantenere la riservatezza sulle informazioni apprese nell’esercizio delle proprie funzioni, in conformità alle leggi, ai regolamenti ed alle circostanze; essi sono tenuti a non divulgare o richiedere indebitamente notizie, sui documenti, sul know-how, sulle operazioni aziendali, ed in generale su tutte le informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa.   Si intendono riservate anche le informazioni o notizie relative ad utenti e dipendenti. La violazione dei doveri di riservatezza inficia gravemente il rapporto fiduciario e può determinare l’applicazione di sanzioni disciplinari o contrattuali.

22. Controllo Interno
E’ politica dell’azienda diffondere a tutti i livelli non solo l’esistenza e l’importanza dei controlli ma anche una mentalità orientata all’esercizio dei medesimi. Con il sistema di controllo interno Inveo intende perseguire gli obiettivi generali di efficacia ed efficienza delle proprie operazioni, di salvaguardia dei beni e delle risorse aziendali, di osservanza delle leggi, dei regolamenti e delle procedura interne e di affidabilità dei dati contabili e finanziari. Ogni dipendente ha quindi, nell’ambito della propria attività, la precisa responsabilità di realizzare, mantenere e monitorare il corretto funzionamento e l’efficacia del sistema di controllo interno.

23. Trasparenza Contabile
Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Tutte le azioni e le operazioni devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento. La trasparenza contabile si fonda sulla accuratezza, completezza e autorizzazione dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili. Ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità. Per ogni operazione è conservata una adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta in modo da consentire l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi. Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. Tutta la documentazione deve essere tempestivamente e sistematicamente archiviata in modo che in qualunque momento si possa ricostruire il relativo quadro contabile: oltre l’archiviazione negli appositi raccoglitori cartacei, se previsto, i documenti dovranno essere memorizzati anche nei supporti elettronici dai quali potranno essere rapidamente rintracciati e visualizzati con apposito software documentale. E’ compito comunque di ogni dipendente far si che la documentazione relativa alla propria attività sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici. In ogni caso i pagamenti aziendali da corrispondere dovranno essere esclusivamente commisurati alla prestazione e modalità indicate in contratto e non potranno essere effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale. L’uso di fondi aziendali per fini illegali o impropri è severamente proibito. A nessuno e per nessun motivo dovranno essere corrisposti pagamenti non basati su transazioni aziendali adeguatamente autorizzate o elargite forme illegali di remunerazione. Ogni trascuratezza, omissione o falsificazione di cui i dipendenti venissero a conoscenza, deve essere prontamente riferita alla direzione.

24. Osservanza del Codice Etico
Inveo si impegna a facilitare e promuovere la conoscenza del Codice Etico da parte dei suoi destinatari e a vigilare scrupolosamente sulla sua osservanza, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo per assicurare, in ogni caso, la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del caso, con azioni correttive. I dipendenti sono obbligati a riferire prontamente alla direzione aziendale qualsiasi notizia dovessero apprendere in merito alla violazione delle norme del Codice Etico, affinché l’azienda possa prontamente predisporre tutte le necessarie iniziative di tutela e tutti gli interventi che siano comunque utili a ricondurre l’operato alle norme dell’etica e a ripristinare la conformità alle norme di legge, ove violata.

25. Segnalazione di violazioni
Al fine di garantire l’effettiva applicazione del Codice, Inveo richiede a tutti i soggetti interessati, interni ed esterni, a segnalare, in forma scritta e non anonima , eventuali inosservanze del presente Codice ed ogni possibilità di violazione del medesimo, da chiunque proveniente, al proprio responsabile. La società tutela gli autori delle segnalazioni contro le eventuali ritorsioni cui possono andare incontro per aver riferito di comportamenti non corretti, mantenendone riservata l’identità (fatti salvi gli obblighi di legge).

26. Sanzioni
L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni previste per i dipendenti dall’art. 2104 del C.C., nonché parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste con riferimento agli altri Destinatari. La grave e persistente violazione delle norme del Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con la società e costituisce un inadempimento alla obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro, con ogni conseguenza contrattuale e di legge. Conseguentemente, sono previste azioni disciplinari e di risarcimento del danno, fermo restando, per i lavoratori dipendenti, il rispetto delle procedure previste dallo Statuto dei Lavoratori e dal CCNL. Con il termine “gravi inadempimenti” si individuano, al fine del presente Codice, tutti quei comportamenti persistenti di violazione dai quali derivino sanzioni a carico della società. Restano ferme le ulteriori responsabilità di carattere penale, civile ed amministrativo che i comportamenti contro le prescrizioni del presente Codice possono configurare in capo al trasgressore.

27. Divulgazione del Codice Etico e di Comportamento
Il presente Codice è approvato dagli Organi Sociali e portato a conoscenza del personale aziendale e di coloro con i quali la società intrattiene rapporti contrattuali o istituzionali La società promuove la conoscenza e l’osservanza del Codice tra tutti gli amministratori, i soci, i dipendenti, i collaboratori a vario titolo, i consulenti, i clienti ed i fornitori, gli utenti. I responsabili delle unità organizzative si devono rendere disponibili a fornire agli operatori i chiarimenti necessari all’interpretazione delle indicazioni previste nel Codice etico. Tutti i Destinatari sono tenuti ad osservare e, per quanto di propria competenza, a fare osservare i principi contenuti nel Codice Etico.

Riferimenti: D.Lgs. 8 giugno 2001 n. 231 e aggiornamenti successivi