Il GDPR offre alle aziende la possibilità di nominare un singolo Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) per tutto un gruppo o più entità pubbliche. Ma questa scelta, sebbene promettente in termini di coerenza e risparmio di risorse, è tutt'altro che semplice.
Durante le frenetiche fasi di audit per la conformità GDPR, la domanda diventa centrale e spesso scatena un vero e proprio terremoto.
Cosa può fare un auditor in questa situazione?

L'auditor assume un ruolo fondamentale nel vagliare l'efficacia e la funzionalità delle strategie di supporto al DPO.

Come? Attraverso indagini dettagliate e analisi approfondite che mettono alla prova la chiarezza della comunicazione del DPO, l'affidabilità dei referenti locali e l'efficacia dei sistemi di monitoraggio proattivo.

Ma cosa possono fare i titolari o i responsabili per garantire che il DPO sia veramente vicino alle esigenze di ogni singola entità coinvolta?

1. Mettere in atto misure operative mirate per garantire l'efficienza e la vicinanza del DPO.

2. Assicurare l'accessibilità del DPO attraverso canali di comunicazione dedicati e multilingue, rendendolo facilmente contattabile per tutte le entità coinvolte.

3. Il DPO deve padroneggiare la comunicazione nelle lingue dei soggetti interessati e delle autorità locali, per una comprensione chiara e senza fraintendimenti delle politiche di protezione dei dati.

4. I referenti locali rivestono un ruolo vitale nel sostenere il DPO, agevolando la risoluzione dei problemi e la formazione del personale sulle questioni legate alla protezione dei dati.

5. Implementare procedure di monitoraggio e valutazione costante per adattare le strategie nel tempo, seguendo le evoluzioni del contesto operativo e le direttive delle autorità di controllo.

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